1 Thư tín : Trong công tác thư tín nên soạn và được đánh máy. Đảm bảo yêu cầu lịch sự, văn minh
- Thiếp : Những câu chúc mừng hay chia buồn không nên in sẵn hay viết cộc lốc. Thái độ chân thành rất quan trọng
Danh Thiếp : (card) dùng để truyến đạt một lời chào, một sự tiếp đón, một quan hệ làm ăn, công tác…
- Khi nhận danh thiếp,nên xem xét kỹ một lượt, nếu có gì không rõ nên hỏi ngay.
- Khi đang nói chuyện không được bẻ uốn, lật qua lật lại danh thiếp của đối tượng.
* Theo thông lệ ở Pháp: Chủ đông trao danh thiếp thuộc về người khách nhưng ở Anh thì ngược lại.
* Ở Việt Nam chưa có thông lệ rõ ràng do đó ta nên theo chuẩn mực phép xã giao dân tộc ( kính trên, nhường dưới và lòng hiếu khách ).
Ta nên theo một số nguyên tắc sau đây.
+ Nếu gặp lần đầu: Chủ động trao danh thiếp thuộc về người chủ ( Tiên chủ hậu khách ).
+ Người có địa vị xã hội thấp trao cho người có địa vị xã hội cao hơn.
Ngoài ra danh thiếp còn được sử dụng trong những trường hợp sau:
+ Lần đầu tiên đến liên hệ công tác : nên gửi danh thiếp ở bộ phận tiếp tân xem họ có đồng ý tiếp ta không.
+ Khi đến thăm người quen nhưng không gặp nên để lại danh thiếp ( trong trường hợp trân trọng thì áp dụng cách này).
+ Tặng quà kèm theo danh thiếp.
+ Dùng trong các trường hợp khác như sinh nhật, giáng sinh, chia buồn….
