Điện thoại là phương tiện kỹ thuật thông tin dùng để liên lạc với nhau về những nội dung cần thiết với một thời gian nhất định.

  Nói chuyện qua điện thoại thực chất là cuộc giao tiếp gián tiếp. Người gọi điện thoại là khách, người nghe là người tiếp khách.

 Vì vậy, thái độ, lời nói, giọng nói phải rất hòa nhã lịch thiệp, việc diễn đạt nội dung sự việc phải rõ rang, dễ hiểu, ngắn gọn, tránh kéo dài thời gian, lập đi lập lại sự việc hoặc hiểu sai lầm ý nghĩa của nó và quan trọng nhất là vẫn tạo cho khách ấn tượng tốt đẹp về mình mặc dù họ không trong thấy.

• Khi gọi điện thoại

-       Nên sắp đặt những điều cần nói, thứ tự, đầy đủ nội dung, tiết kiệm thời gian.

-       Bấm số ( quay số ) thật cẩn thận.

-       Tự xưng danh.

-       Vui vẻ chào người đối thoại.

-       Trình bày rõ ràng mục đích.

-       Nói ngắn gọn, dễ hiểu, tự nhiên ,rõ ràng phát âm chuẩn,chính xác.

-       Trao đổi câu chuyện dài cần hỏi ý kiến trước.

-       Tránh gọi điện thoại cho cấp trên khi không có hẹn trước hoặc cấp bách cần thiết.

-       Thể hiện phép lịch sự trong khi nói bằng cách dùng từ “ xin lỗi “Vui lòng cảm ơn-Vâng-thưa vâng – rất tiếc.

-       Gọi đến nhà riêng cần xem xét thời gian nghĩ ngơi.

-       Nên nói nhỏ nhẹ, ân cấn,vui vẻ lịch sự

• Khi nhận điện thoại

-       Tự xưng danh.

-       Vui vẻ, lịch sự chào đối đáp.

-       Ghi lại những điều liên hệ (nên để giấy, viết cạnh điện thoại)

-       Chăm chú lắng nghe, tránh ngắt lời, nôn nóng.

-       Gác máy nhẹ nhàng, nên để người gọi gác máy trước ( chú ý ống máy hở)